Gemblonk: Januari 2013

Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran.

Pengertian Proyek
Sebuah proyek merupakan suatu usaha atau aktifitas yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai upaya atau aktifitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Senantiasa dibutuhkan pemberdayaan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan harapan penting tertentu.

Jadi dapat kita simpulkan dari masing-masing pengertian manajemen dan proyek. Apabila digabungkan, Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan, dan perbaikan yang berkelanjutan.

Berikut ini adalah beberapa Pengertian Manajemen Proyek menurut para ahli :

· Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh lagi manajemen proyek menggunakan pendekatan hiraki vertikal dan horizontal .

· Pengertian manajemen proyek menurut Olson (2003;16) manajemen proyek adalah aplikasi sumber daya yang mencakup pengetahuan, peralatan, dan teknik untuk merancang aktivitas proyek dan kebutuhan proyek.

Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut:
• Pembangunan fasilitas baru. Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru dan belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru.
• Perbaikan fasilitas yang sudah ada. Merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada sebelumnya. Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan yang diinginkan.
• Penelitian dan pengembangan. Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat, lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Dalam prakteknya, timbulnya suatu proyek disebabkan oleh berbagai faktor antara lain:
• Adanya permintaan pasar. Artinya adanya suatu kebutuhan dan keinginan dalam masyarakat yang harus disediakan. Hal mi disebabkan karena jenis produk yang tersedia belum mencukupi atau memang belum ada sama sekali.
• Untuk meningkatkan kualitas produk. Bagi perusahaan tertentu proyek dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas atau mutu suatu produk. Hal mi dilakukan karena tingginya tingkat persaingan yang ada.
• Kegiatan pemerintah. Artinya merupakan kehendak pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat atas suatu produk atau jasa, sehingga perlu disediakan berbagai produk melalui proyek-proyek tertentu.
Meskipun proyek berubah-ubah menurut ukuran, ruang lingkup, durasi waktu, dan keunikan, beberapa proyek mengacu pada tiga karakteristik siklus hidup:
1. Tingginya risiko dan ketidak pastian saat memulai proyek tersebut.
2. Tingginya kemampuan dari pemegang saham untuk mempengaruhi keperluan produk dan biaya proyek saat memulai proyek tersebut.
3. Rendahnya biaya dan mutu yang disusun saat memulai proyek dan tingginya biaya akhir proyek ke depan, dan mereka menurun dengan cepat sebelum proyek tersebut berakhir.
Ahli manajemen proyek juga membedakan antara manajemen proyek dan manajemen program. Manajemen program secara khas mengacu pada suatu karya jangka panjang dalam menyusun berbagai proyek.
Dalam beberapa hal, “kantor program” mungkin dibentuk untuk memastikan bahwa proyek individu dikoordinir dengan proyek lain yang sedang dilaksanakan di dalam organisasi yang sama, seperti halnya meyakinkan keuangan dan sumber daya manusia mempengaruhi program secara keseluruhan.

PERMULAAN PROYEK

Tahap yang pertama suatu siklus hidup proyek adalah tahap permulaan proyek. Suatu kunci sampainya tahap ini adalah suatu piagam proyek yang menguraikan sasaran hasil proyek dan lingkupnya, seperti halnya asumsi dan hasil analisa kelayakan yang menyangkut proyek.
Suatu ruang lingkup proyek melibatkan penentuan batasan-batasan ukuran yang menyangkut proyek dan cakupan fungsi bisnis atau proses yang terlibat.Satu teknik yang biasa digunakan untuk menguraikan gambaran lingkup suatu aplikasi baru adalah suatu diagram konteks. Input dan output yang utama akan teridentifikasi, bersama dengan sumber dan tujuannya. Suatu pernyataan lingkup suatu implementasi paket proyek ERP mungkin meliputi modul paket ERP yang utama yang dibeli (seperti finance/accounting, manajemen) seperti halnya banyaknya divisi dan lokasi geografi di dalam perusahaan di mana paket diharapkan untuk diterapkan.
Suatu program adalah suatu kelompok proyek yang diatur di dalam suatu koordinasi cara untuk memperoleh manfaat yang tidak terdapat jika mengaturnya secara individu ( PMI, 1996).
Penyelidikan kelayakan ekonomi pada umumnya melibatkan suatu cost-benefit analisa formal berdasar pada keseluruhan sasaran hasil dan lingkup proyek. Beberapa perangkap yang umum di sini meliputi suatu penyimpangan ke arah apa yang mudah terukur dan berbagai kesulitan dalam penjumlahan manfaat yang diakibatkan oleh suatu inovasi seperti membangun sebuah kemampuan organisasional yang baru. Untuk mengevaluasi strategi aplikasi proyek, teknik alternatif seperti rank-ordering dapat digunakan untuk menghindari kepercayaan atau susahnya menghitung ukuran rasio laba modal (ROI).
Lingkup proyek, sasaran, asumsi, manfaat potensial, dan hasil analisa kelayakan khususnya didokumentasikan di dalam suatu piagam proyek pendek yang tertulis untuk para audience manajemen bisnis. Dokumen ini kemudian digunakan untuk memastikan proyek oleh pemilik saham internal kunci. Juga bertindak sebagai suatu alat untuk kedua-duanya adalah sistem informasi dan manajer bisnis untuk mengawasi kesetiaan kepada lingkup proyek yang disetujui pada siklus hidup proyek.

Karakteristik Manager Proyek

Pilihan kepemimpinan penting ini tergantung tidak hanya pada derajat tingkat yang mana aplikasi proyek bisa berdampak pada suatu divisi atau unit bisnis tetapi juga pada derajat tingkat kredibilitas dan pengetahuan teknis yang mana diperlukan untuk manajemen yang efektif spesialis sistem internal dan atau penjual eksternal.
Lima kategori ketrampilan, yang meliputi perilaku dan ciri pribadi seperti pengenalan jiwa orang lain, energi, kreativitas, dan ketekunan, yang telah ditemukan untuk membedakan antara rata-rata dan kinerja superior untuk proyek secara umum.
Menurut Highsmith (2000), proyek sistem merancang untuk lingkungan yang ditandai oleh kecepatan yang tinggi, perubahan yang tinggi, dan tingginya ketidakpastian mungkin memerlukan “penentuan yang berbeda” bagi manager proyek dibanding cara tradisional yang berhasil dengan lebih sedikit sistem dinamis lingkungan proyeknya.

PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK

Dokumen Perencanaan proyek diuraikan di dalam bagian yang terdahulu adalah yang terbaik dikenal sepertidokumen yang perlu untuk diperbaiki dan ditaksir kembali sepanjang jalan proyek tersebut. Di dalam proyek besar, yang kompleks, aktivitas perencanaan masih berlanjut setelah suatu team proyek terpilih dan beberapa tugas awal telah dikerjakan, dan suatu rencana permulaan dilewati, dan sebuah revisi perencanaan mungkin berlanjut ke dalam prosedur pengesahan yang sama diuraikan pada beberapa bulan suatu proyek.
Perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Proyek biasanya digunakan untuk membantu manager proyek dan para pemimpin regu lain memulai dan memonitor tugas proyek.
Komunikasi tentang semua proyek yang dipengaruhi stakeholders dengan para pengguna potensial adalah kunci sukses implementasi proyek sistem khususnya. Karena proyek yang besar dengan dampak bisnis utama, peristiwa suatu “permulaan” proyek sering dijadwalkan di mana juara atau sponsor proyek dengan tegas mengkomunikasikan hasil proyek dan barangkali juga mempresentasikan beberapa peraturan umum untuk anggota team proyek untuk membuat keputusan atas nama konstituen mereka.
Beberapa organisasi juga telah mengadopsi suatu pendekatan red-yellow-green lights untuk menandai apa yang “on track“, lingkup masalah potensial, dan permasalahan proyek. Hal ini membantu para top manajer memusatkan pada atas tindakan korektif untuk keadaan pengecualian, seperti perubahan di dalam pelaksanaan untuk menghindari suatu kemacetan atau revisi utama kepada resiko perencanaan proyek yang terbaik.

Secara umum dalam pelaksanaan proyek rekayasa perangkat lunak, komponen biaya dibagi atas dua bagian besar yaitu:

* Biaya Personil

Biaya personil adalah komponen-komponen biaya yang dikeluarkan untuk membayar honor dan gaji tim kerja yang bekerja dengan kita. Hitung komponen biaya berdasarkan kesepakatan dengan anggota tim, apakah akan berdasarkan orang-jam/man-hour, orang-hari/man-day atau orang-bulan/man-month.
Masukkan seluruh anggota tim kerja dari mulai Manajer Proyek sampai Office-boy yang membantu kelancaran pekerjaan tim.
Jangan lupa sepakati mengenai pajak penghasilan dari anggota tim kerja kita. Jika mereka tidak mau dipotong, kita harus memasukkan komponen pajak tersebut dalam RAB.

* Biaya Nonpersonil

Biaya nonpersonil adalah komponen-komponen biaya yang harus dikeluarkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan proyek.
Komponen-komponen biaya tersebut antara lain:
o Biaya Transportasi

Hitung kebutuhan transportasi baik untuk di dalam kota maupun luar kota.
Untuk transportasi dalam kota dapat menggunakan perhitungan estimasi harga per liter premium untuk per lima kilometer jarak.
o Biaya Allowance Penugasan Luar Kantor

Pada saat berangkat untuk penugasan luar kota tentunya ada biaya tambahan untuk kita maupun tim kerja yang ditugaskan.
Untuk menghitung biaya allowance ini dapat menggunakan contoh sebagai berikut:
+ Uang makan 3 kali sehari Rp 90.000,- (jika penugasan luar kota)
+ Biaya komunikasi sehari Rp 15.000,-

o Biaya Rutin

Biaya rutin adalah ongkos-ongkos yang harus dikeluarkan rutin selama kegiatan berlangsung seperti telepon, sambungan internet, korespondensi, listrik, air, gas, keamanan, pemeliharaan, dsb.

o Biaya Pemanfaatan Peralatan dan Sewa

Biaya pemanfaatan peralatan/sewa adalah ongkos-ongkos yang harus dikeluarkan seperti sewa ruangan (kerja/produksi, presentasi dan pelatihan), komputer, printer, kendaraan, dsb.
Masukkan seluruh komponen tersebut sekalipun tidak disampaikan kepada klien karena biasanya mereka menolak untuk membayar beban-beban tersebut.
Triknya bisa dengan membebankan nilainya pada komponen biaya nonpersonil lainnya.
o Biaya Belanja Barang Pakai Habis

Biaya belanja barang pakai habis adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli barang-barang seperti kertas, alat tulis kantor, tinta printer, disket, CD/DVD, dsb.

o Biaya Penyusunan Laporan

Biaya penyusunan laporan adalah biaya yang harus dikeluarkan dalam penyusunan laporan kegiatan dan modul user manual dari aplikasi perangkat lunak yang kita bangun. Perkirakan berapa biaya yang habis untuk kerja orang yang mengetik dan mengeditnya, pencetakan, pemaketan dan pengirimannya.

Setelah seluruh komponen tersebut dihitung, waktunya untuk menetapkan batas laba yang harus kita dapatkan.

Saya menekankan kata harus karena melalui laba kita dapat meningkatkan kapitalisasi modal kita, membayar biaya pra proyek (marketing, publikasi, dsb), menambah aset kita, dll.

Karena itu biaya-biaya tersebut harus kita hitung dan masukkan dalam target batas laba yang harus kita dapatkan.

Setelah kita jumlahkan antara nilai biaya operasional dan target batas laba, tambahkan dengan prosentase bunga berjalan dari nilai kapital tersebut.

Dalam merancang sebuah manajemen proyek ini adapun hal-hal yang harus diperhatikan dari berbagai macam segi pandang antara lain:

· WAKTU

PBI No.14/14/PBI/2012 secara umum bukan regulasi baru bagi perbankan yang sudah mengenal prinsip transparansi dan publikasi laporan keuangan. Berbagai kebijakan sebelumnya dari BI sudah mendorong agar bank semakin meningkatkan kinerjanya, misalnya tertuang dalam kebijakan tentang Good Corporate Governance (GCG), termasuk berbagai parameter dalam sistem penilian kesehatan bank yang sudah diberlakukan mulai tahun 2012.

Soal GCG, BI pun menyebutkan secara eksplisit dalam penjelasan umum PBI, yaitu kutipan lengkapnya: “Salah satu pilar penting dalam pencapaian Good Corporate Governance di perbankan Indonesia adalah aspek transparansi kondisi keuangan dan kinerja Bank kepada publik, melalui pengungkapan informasi secara kuantitatif dan kualitatif.”

Ada hal menarik dalam PBI tentang transparansi dan publikasi ini, yakni Bank wajib mengunggah beberapa jenis laporan keuangannya ke website. Dengan sendirinya, bank pun wajib memiliki website. Dalam hal Bank belum memiliki website, Bank wajib memiliki website paling lambat akhir Desember 2012. Kewajiban ini akan mendorong bank untuk melakukan perbaikan atau penyempurnaan websitenya, termasuk pengelolaannya.

· ANGGARAN

o Anggaran Personil

Dimana dalam hal anggaran personil ini masing-masing personil telah memiliki NPWP.

No	Jabatan	Gaji
1	Risk Management Officer	Rp. 8.000.000,00- Sampai Rp 9.000.000,00-
2	ODP	Rp. 9.000.000,00- Samapi Rp. 12.000.000,00-
3	Cleaning Service	Rp. 1.500.000,00-
4	Tambahan jam kerja, Anggaran jaminan kesehatan, dsb	Rp. 1.000.000,00- Sampai Rp. 17.000.000,00-

Anggaran Non-Personil

No	Jenis		Anggaran	Total
1	Biaya Transportasi	Keluar Pulau Jawa	Rp. 100.000.000,00-	Rp. 185.000.000,00-
		Pulau Jawa	Rp. 75.000.000,00-
		Khusus Banten, Jakarta, Bandung	Rp. 15.000.000,00-
2	Biaya Rutin per-bulan	Biaya telepon, Sambungan internet, Korespondensi, Listrik, dsb. (seluruh kantor cabang perdaerah dan kantor pusat)	Rp. 690.000.000,00-	Rp. 690.000.000,00-
3	Biaya Pemanfaatan Peralatan dan Sewa	Sewa Ruangan (Kerja/Produksi, Presentasi dan Pelatihan), Komputer, Printer, Kendaraan, dsb	Rp. 600.000.000,00-	Rp. 1.235.000.000,00-
3	Biaya Pemanfaatan Peralatan dan Sewa	Biaya Pemanfaatan sebesar	Rp. 635.000.000,00-	Rp. 1.235.000.000,00-
4	Biaya Belanja Barang Pakai Habis	Kertas, Alat Tulis Kantor, Tinta Printer, Disket, CD/DVD, dsb	Rp. 20.000.000,00-	Rp. 20.000.000,00-
5	Biaya Penyusunan Laporan			Rp. 10.000.000,00-
JUMLAH				Rp. 2.140.000.000,00-
JUMLAH

Selain dalam hal anggaran ini memperhatikan anggaran untuk masalah internal sebuah perbankan maka perbankan juga harus memperhatikan masalah eksternalnya seperti PPh dan PPN.

Pajak Atas Pembelian Barang disini adalah Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 22 sehubungan dengan pembayaran atas pembelian barang seperti komputer, meubeler, mobil dinas, ATK dan barang lainnya oleh pemerintah kepada wajib pajak penyedia barang (Rekanan).

Pemungut PPh Pasal 22 dilakukan oleh : Bendahara Pemerintah dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) sebagai pemungut pajak pada Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah, Instansi atau Lembaga Pemerintah dan lembaga – lembaga Negara lainnya berkenaan dengan pembayaran atas pembelian barang.Bendahara Pengeluaran untuk pembayaran yang dilakukan dengan mekanisme uang persediaan (UP).

Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) atau pejabat penerbit Surat Perintah Membayar yang diberi delegasi oleh KPA untuk pembayaran kepada pihak ketiga yang dilakukan dengan mekanisme Pembayaran Langsung (LS).

Tarif PPh Pasal 22 adalah 1% X Harga Pembelian Barang (tidak termasuk PPN). Dan apabila Wajib Pajak penerima penghasilan (Rekanan) tidak memiliki NPWP maka tarifnya 100% lebih tinggi dari tarif sebenarnya atau menjadi 1% atau 2% X 150%.

Tarif PPN adalah 10% X Total Harga Pembelian Barang. Tarif Dasar Pengenaan Pajak (DPP) adalah Nilai Kontrak - (100/110 x Nilai Kontrak).

Jadi total pajak dalam sebuah perbankan adalah tariff PPh + tarif PPN, maka total anggaran manajemen proyek perbankan ini sebesar :

Rp. 5.560.000.000,00 (termasuk PPh dan PPN).

· JADWAL PELAKSANAAN

Nama Kegiatan	Per-Bulan	Minggu ke-1	Minggu ke-2	Minggu ke-3	Minggu ke-4
Perencanaan dan Analisa	Bulan Januari
Perencanaan dan Analisa	Bulan Febuari
Desain Desain Proses Bisnis Desain Pemograman: - Desain Database - Desain Screen Layout - Desain Diagram Proses - Desain Report Layout	Bulan Maret
	Bulan April
Pengembangan dan Testing	Bulan Mei
	Bulan Juni
	Bulan Juli
Implementasi Proses Implementasi : a. Memberitahu user b. Melatih user c. Memasang sistem (install system) d. Entri/Konversi data e. Siapkan user ID	Bulan Agustus
	Bulan September
	Bulan Oktober
Pengoperasian & Pemeliharaan - System Maintenance - Backup & Recovery - Data Archive	Bulan November
	Bulan Desember