PENGERTIAN, JENIS DAN CONTOH SURAT

Pengertian

Surat dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yg dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis dan pedoman kerja.

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut  diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

B. Jenis-jenis surat

I.  Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.

2. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

3. Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

4. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

II. Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

2. Surat Resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

III. Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

2. Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.

3. Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

5. Surat Dinas

Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

6. Surat Pengantar

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

IV. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1. Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari “Sangat Rahasia”. Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari “Sangat Rahasia Sekali” serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

2. Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari “Rahasia” atau “Rahasia Sekali” serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

3. Surat Konfidensial

Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

V. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

1. Memorandum/ Memo

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

2. Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

VI. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1. Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

2. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

VII. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

2. Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

3. Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

VII. Berdasarkan Pengertian Umum

1. Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

2. Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

3. Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

VII. Fungsi dari surat mencakup lima hal yaitu :

1. Sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan
2. Alat bukti tertulis
3. Alat pengingat
4. Bukti historis
5.  Pedoman kerja.

Pada umumnya, surat membutuhkan sebuah perangko yang berfungsi sebagai biaya pengiriman.. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

     Secara umum surat digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. 

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu

1.Tidak menggunakan kop surat

2.Tidak ada nomor surat

3.Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.Format surat bebas

contoh surat pribadi dalam bahasa inggris

Bekasi 24 March 2015

Muslihudin
Jln. Melati. No. 27
Lombok 83654

Hello my friend, how are you doing, there? I hope you are in good condition,I'm fine here. I am sending this letter to give you some good news.

It’s been four years we separated, since I moved to bekasi. I’m really looking forward to meeting with you soon. After waiting for so long, i finally granted permission to visit you in Lombok. Maybe next month i will go there by plane. When i got there, you have to take me around to the tourist attractions there. I really wanted to visit the Gili Trawangan beach and mount rinjani. See you there buddy.

Your friend,

Aji

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.         Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.         Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.         Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.         Penggunaan ragam bahasa resmi

5.         Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.         Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat
• Kop surat terdiri dari:

1.  Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2.  Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3.  Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
•  Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

•  Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.Salam penutup

2.Jabatan

3.Tanda tangan

4.Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1.         Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.         Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.         Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.         Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.         Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.         Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

o  paragraf pembuka

o  isi surat

o paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

Fungsi dari surat mencakup lima hal yaitu :

1. Sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan
2. Alat bukti tertulis
3. Alat pengingat
4. Bukti historis
5.  Pedoman kerja.

Pada umumnya, surat membutuhkan sebuah perangko yang berfungsi sebagai biaya pengiriman.. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat

     Secara umum surat digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. 

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu

1.Tidak menggunakan kop surat

2.Tidak ada nomor surat

3.Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.Format surat bebas

contoh surat pribadi dalam bahasa inggris



Bekasi 24 March 2015

Muslihudin
Jln. Melati. No. 27
Lombok 83654

Hello my friend, how are you doing, there? I hope you are in good condition,I'm fine here. I am sending this letter to give you some good news.

It’s been four years we separated, since I moved to bekasi. I’m really looking forward to meeting with you soon. After waiting for so long, i finally granted permission to visit you in Lombok. Maybe next month i will go there by plane. When i got there, you have to take me around to the tourist attractions there. I really wanted to visit the Gili Trawangan beach and mount rinjani. See you there buddy.

Your friend,

Aji

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.         Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.         Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.         Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.         Penggunaan ragam bahasa resmi

5.         Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.         Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat
• Kop surat terdiri dari:

1.  Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2.  Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3.  Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
•  Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

•  Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.Salam penutup

2.Jabatan

3.Tanda tangan

4.Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1.         Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.         Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.         Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.         Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.         Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.         Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

·              paragraf pembuka

·             isi surat

·         paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

 Contoh Surat lamaran kerja dalam bahasa Inggris

March 25, 2015

Ms.  Uehara Yui
Personnel Manager
HBS Power Company
Don Pepe, Balanga City

Dear Ms. Norbe:

Your advertisement in the March 22 issue of the Jakarta Bulletin calls for an executive secretary who is proficient in communication skills, computer literate, and with pleasing personality.  I sincerely believe that I meet your requirements for the position.

I am Risa Akane,  a graduate of Bachelor of Science, major in Psychology at La Salle University, Manila this March, 28, 2015 as a cum laude.

I consider as my assets: my proficiency in both written and spoken English and japan, my computer skills, and my leadership skills which were honed in my capacity as the editor in chief of my school’s student publication and as a Sangguniang Kabataan Chairman of our Barangay.  I am hardworking, efficient, and highly driven, and I am willing to undergo training to further improve my capabilities.

For your perusal and evaluation, I have enclosed my resume which includes my special skills, training and accomplishments and awards as a student, and a photocopy of my official transcript of records for your evaluation.  Should you wish to ask about my personal traits and capabilities, I have also included a list of references for you.

I am very much willing to come over for a personal interview with you anytime during office hours.

Respectfully yours,

Risa Akane

Sumber 1
Sumber 2
Sumber 3
Sumber 4